Cómo ser más productivo.

En muchas ocasiones la tarea directiva y docente lleva consigo la planificación, organización y ejecución de múltiples tareas que se van acumulando en la bandeja del escritorio, generalmente en función del tiempo que queda hasta que llegue el plazo de finalización.

La experiencia me ha enseñado que muchas de las tareas que se realizan en un centro educativo se repiten a lo largo de los cursos con la misma periodicidad (evaluaciones, fiestas, campañas solidarias…). Ser organizado me ha ayudado en este sentido y suelo protocolizar cada una de estas actividades para que en el siguiente curso su planificación este ya preparada al 90%, lo que también me permite preverlas con un periodo razonable de tiempo.

Pero me he dado cuenta de que cuanto más margen de tiempo tengo para llevar a cabo una tarea, más dilato el momento de inciar ese trabajo y que si ando ajustado de tiempo suelo ser más eficaz.

Leyendo el blog de Santiago Moll “Justifica tu respuesta“, descubrí que a esto se le llama la Ley de Parkinson, que significa que cuanto más tiempo tienes para hacer una tarea, más tiempo tardas en llevarla a cabo. A mayor tiempo menor esfuerzo necesitas y menos motivación tienes para realizarla y más peligro existe de que aumente la complejidad de la tarea.

Esto me dio algunas ideas para intentar mejorar mi eficiencia y eficacia en el trabajo y las he trasladado también a mi vida personal. Primero necesito ordenar las tareas en función de su urgencia e importancia. Una vez hecho esto centro el trabajo en una sola tarea y planifico el trabajo de ese día, incluso de cada momento del día, con el objetivo de terminar esa tarea de una vez y no pasar a otra hasta que esté finalizada. De momento los resultados son satisfactorios y cuando fijo todo mi trabajo en una sola tarea me concentro mejor en ella (no estoy pesando en ir resolviendo pequeñas microtareas de otros temas) y la resuelvo con mayor eficacia que antes.

Una aplicación que me ha ayudado mucho para trabajar de este modo y que utilizo en el smartphone, en la tablet y en el pc es any.do, un organizador de tareas muy interesante que entre otras funciones además de ordenar las tareas en carpetas, recordatorios… permite distribuirlas en función del tiempo disponible hasta el momento de su ejecución: hoy-mañana-próximamente-algún día. Aquí os dejo el enlace a GooglePlay y un video análisis.